Koordynator opieki w Zadbamy to jedna, stała osoba przypisana do rodziny na cały czas trwania opieki — nie infolinia ani rotujący pracownicy call center. Zna diagnozę, choroby przewlekłe, codzienną rutynę, preferencje i relacje rodzinne podopiecznego. Do jego zadań należy: dobór opiekuna dopasowanego do potrzeb i temperamentu podopiecznego, przekazanie opiekunowi pełnego kontekstu przed pierwszą wizytą, czytanie każdego raportu po wizycie i reagowanie na niepokojące obserwacje, proaktywny kontakt z rodziną przy zmianach, organizowanie zastępstwa, gdy opiekun choruje, elastyczne dostosowywanie grafiku i zakresu opieki oraz niemedyczne doradztwo w trudnych sytuacjach opiekuńczych — w kwestiach medycznych koordynator zawsze odsyła do lekarza prowadzącego. Kontakt w sprawach bieżących odbywa się w godzinach pracy firmy (pon.–pt. 8:00–20:00). W porównaniu z tradycyjną agencją bez koordynatora różnica dotyczy głównie ciągłości: jeden koordynator zna historię od początku, sam inicjuje kontakt, aktywnie monitoruje raporty i organizuje zastępstwo z wyprzedzeniem, podczas gdy w agencji każda rozmowa zaczyna się od zera, a rodzina musi pytać sama. Współpracę rozpoczyna zgłoszenie przez formularz, po którym koordynator się kontaktuje, przeprowadza konsultację o potrzebach, dobiera opiekuna i organizuje spotkanie zapoznawcze przed pierwszą wizytą. Jeśli koordynator się zmienia, nowa osoba przejmuje pełną historię opieki bez utraty ciągłości.